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核心管理(資管與財管)救急的構思

發起人 joan-chang

2014-07-30 22:48:49　IP:59.127.87.***
表層管理 : 就是看到那裡有壞損就維修那裡,不然就是重新購置,這些是所有住戶容易認知與理解的管理,當然也要依賴經驗與專業才能駕輕就熟.

核心管理 : 是<裡層>的工作'整合'分析'整改'突破問題'再整合'分析....這些更要依賴管理經驗與專業.

要達到 <核心管理> 的順利與進行,必需要"財管"與"資管"同時建置完成並持續不斷的例行工作,因為數據與資訊都在這裡取得,所以說要能管理的好'這裡是關鍵.

社區目前的著手點循序漸次大致如下;

1.增購 2人用之版權(Newcity),加上目前的使用者共4人(財秘'凱旋廳'EF廳'財委等4人使用).
2.軟體操作說明及實務操作訓練約需1~2周,
(這段期間3個工作點尚不可連線,以確保不會亂掉系統數據'待3個點的操作人員皆熟練上手後'能夠近零錯誤時始做連線串連動作).
3.職司內容 ;
<2個廳的櫃台員>:現場收款'輸入'列印'查詢'回應住戶.
<財秘> :超商繳費記錄輸入'其它項目收款輸入'稽核出納所有財務相關'財報表.....

最重要的是如下職司(委員/有經驗佳);

A. 輔導上線總指揮1人.
B. 白天監督指導(財秘+2廳櫃台)的操作與稽核,1~2人.
C. 連線操作後'持續如上B.工作,列入例行工作.
待上軌道穩定後'財委们可數日一監或晚上監看系統數據的正確與否.

委員们是否應開個"財務資訊導入研討會"???
以前我们在實施(ERP)的導入,幾乎是天天開會指導員工'以確保各部門操作人完成當天的Keyin,一環卡一環'不得延誤~~~
現在社區的帳務單純多了'且也才3個點,沒理由做不好.

大家加油吧!!!

回應者:celia168

2014-08-05 17:24:05　IP:99.109.91.***

回覆 ecsu 於 2014-08-01 22:51:03 的發文內容：
BTW, Ref. #2 above:

Jinnp 或可接另一財委職，名正言順發揮所長。
只有 7 天時間決定受任，比 Adam 時間還緊迫。

以上意見，請大家參考。

回應者:ecsu

2014-08-01 22:51:03　IP:67.164.26.***

回覆 ecsu 於 2014-08-01 22:36:41 的發文內容：
「我舉簡單例子, 物秘重疊班時在幹嘛
有人規畫嗎? 其中一人不能來算算收入嗎」

Dear Jinnp,

1. 我是同意善用重疊物秘的意見，問題在規化與訓練。
2. 我亦同意 Celia 説 you are the next, 事實上不是 next, 是 now. 請您及時受任，助社區一臂之力，發揮所長即可--比如此例。
3. 更無意催促 Adam，只希望系統完備的目標自始自終都不要 for whatever reasons 被迫妥協。

BTW, Ref. #2 above:

Jinnp 或可接另一財委職，名正言順發揮所長。
只有 7 天時間決定受任，比 Adam 時間還緊迫。

以上意見，請大家參考。

回應者:ecsu

2014-08-01 22:36:41　IP:67.164.26.***
「我舉簡單例子, 物秘重疊班時在幹嘛
有人規畫嗎? 其中一人不能來算算收入嗎」

Dear Jinnp,

1. 我是同意善用重疊物秘的意見，問題在規化與訓練。
2. 我亦同意 Celia 説 you are the next, 事實上不是 next, 是 now. 請您及時受任，助社區一臂之力，發揮所長即可--比如此例。
3. 更無意催促 Adam，只希望系統完備的目標自始自終都不要 for whatever reasons 被迫妥協。

回應者:celia168

2014-08-01 17:29:37　IP:99.109.91.***
Dear jinn,
If you are able to straighten out our Newcity system , and make it open to all owners, I will respect you even more! Are you a doer or talker ? Pls don't tell me about using excel, cause that's not why community buy the system for..let's get updated with our community!

回應者:celia168

2014-08-01 16:53:35　IP:99.109.91.***
Dear jinn,
Why don't you come out and do it? You are next on the list right ?

回應者:jinnp

2014-08-01 15:31:43　IP:192.198.147.***

回覆 Adam 於 2014-08-01 14:50:33 的發文內容：
管錢不管帳,管帳不管錢，這需要2個人，這就是要成本。除非一個物秘來做或是綜秘長來做。現在都不是如此的配制。

dear Adam,
這需要多用點想法
不需要成本
我舉簡單例子, 物秘重疊班時在幹嘛
有人規畫嗎? 其中一人不能來算算收入嗎
再問一下, 櫃檯一天有多少現金收入
如果去問一下就知道, 大家都誇大了
都在嚇不知道的人
社區的流水帳真的沒那麼複雜
重點是管委會也不認真組個跨黨派小組來處理
然後又現把住戶方便性犧牲了
真失望的方式

回應者:celia168

2014-08-01 15:24:18　IP:99.109.91.***

回覆 Adam 於 2014-08-01 15:19:51 的發文內容：
我的計劃是先將所有的數字弄對(在Newcity,單機版),先103/4-7,再完成前面年度的。

等到單機版ok 後,再轉到web 版。

至於人員配制,要如何處理,就看管委會的決議。

+1 理解

回應者:Adam

2014-08-01 15:19:51　IP:42.66.213.***
我的計劃是先將所有的數字弄對(在Newcity,單機版),先103/4-7,再完成前面年度的。

等到單機版ok 後,再轉到web 版。

至於人員配制,要如何處理,就看管委會的決議。

回應者:celia168

2014-08-01 15:15:31　IP:99.109.91.***

Dear Adam ：
了解現在不是如此配制，可是制度是要定的。
Example ：
1. 物秘，綜秘，財秘有那麼多人...
2. 二個財委（以後）
以前沒做好的事情、不可能一下就做好！
Sorry, can be there with you!

辛苦你和陳財委了！

回應者:Adam

2014-08-01 15:03:33　IP:42.66.213.***
現在社區Newcity 有兩台電腦可用,財秘專用一台,可更動數字,另一台只能看,不能更動數字。

因為之前的財報有誤,所以我只能先確保4-7月的財報OK, 所以要求物管的會計師做double check (免費)。

回應者:Adam

2014-08-01 14:50:33　IP:42.66.213.***
管錢不管帳,管帳不管錢，這需要2個人，這就是要成本。除非一個物秘來做或是綜秘長來做。現在都不是如此的配制。

回應者:jinnp

2014-08-01 13:38:19　IP:192.198.146.***

回覆 Adam 於 2014-08-01 12:41:56 的發文內容：
財秘的顧慮是如果讓物秘可以更動Newcity 的資料，萬一有錯誤發生,她無法負責。所以她希望由她自己處理。

目前現實狀況是先將4-7月的財報正確公告,等新物管都進入狀況後,再處理前面的錯誤財報。

Dear Adam,
Newcity 甚麼時候變成財秘的神主牌, 別人都不能碰
這樣的財秘, 如果我遇到, 會叫他三分鐘走人
如果所有的收入都只由櫃台進, 然後開單據
財秘只要看報表對收入
這不是權責很清楚
這用Excel 加上Dropbox不就做得到
(等順暢後再來考慮Newcity該如何配合也可以啊)
既然物秘留任, 又和物管最低價有何關,
何況您所謂的最低價真的有到位嗎,
委員連談到流標都不敢
怎麼對得起, 社區這年度最大的標案
然後物管交接前後也沒整體規劃, 就是這樣

回應者:ecsu

2014-08-01 13:25:55　IP:67.164.26.***

回覆 joan-chang 於 2014-08-01 13:05:14 的發文內容：
懂系統的人會知道權限管理 ;

1.給兩廳櫃台操作的權限可設定 : 輸入'查詢,但不開放修改與刪除(有key錯則通報財秘修改),通常熟練以後keyin出錯機率低.
***這樣的控制就是在財秘手裡,她理應放心.

2.給財委的權限: 僅供查詢,其它一律封鎖.

不能接受目前财秘所說的理由,很直接的說'系統管理她不是很懂 ;

有人知道系統裡的"借貸不平衡"存在多月嗎? (4月多我已修正),所以出來的財報表是要手工修改.
不平衡的理由是科目號碼設定錯誤~~~~

諸多這類的失誤'如果財委能實質入系統查核作業就能一一解決,(我不理解現在的委員有無這樣的安排)?

+1
謝謝Joan-Chang

Dear Adam,

看來財袐咎責問題可以技術解決。
似乎可再溝通，或可早日理出頭緒？
剩下成本問題，錢花在這個刀口上，可以精算，不該太難。

回應者:celia168

2014-08-01 13:18:31　IP:99.109.91.***

個人希望你能幫助社區財務！因個人在美國看病，如果可以早點回來，一定加入這個 group!

回應者:joan-chang

2014-08-01 13:05:14　IP:59.127.87.***

懂系統的人會知道權限管理 ;

1.給兩廳櫃台操作的權限可設定 : 輸入'查詢,但不開放修改與刪除(有key錯則通報財秘修改),通常熟練以後keyin出錯機率低.
***這樣的控制就是在財秘手裡,她理應放心.

2.給財委的權限: 僅供查詢,其它一律封鎖.

不能接受目前财秘所說的理由,很直接的說'系統管理她不是很懂 ;

有人知道系統裡的"借貸不平衡"存在多月嗎? (4月多我已修正),所以出來的財報表是要手工修改.
不平衡的理由是科目號碼設定錯誤~~~~

諸多這類的失誤'如果財委能實質入系統查核作業就能一一解決,(我不理解現在的委員有無這樣的安排)?

回應者:celia168

2014-08-01 12:51:02　IP:99.109.91.***

Sorry Adam , must have a lot to deal with, but please remember 管錢不管帳'管帳不管錢... That's what check and balance is about for accounting !
現在財秘已經無法負責了！

回應者:ecsu

2014-08-01 12:49:07　IP:67.164.26.***

+1

多謝簡報，希望早日轉出頭緒。
我理解，卻難免三嘆！
難為各位了，加油！

回應者:celia168

2014-08-01 12:44:42　IP:99.109.91.***

回覆 Adam 於 2014-08-01 12:25:13 的發文內容：
之前財報上的錯誤錢前委員曾指出部分,不過這是前朝的事,我目前不會馬上處理。

目前先處理103/4-7月的財報。

目前我所知財報處理的方式是用Newcity 的資料,再用Excel 表單成現最後的財報。

-1-1-1
目前我所知財報處理的方式是用Newcity 的資料,再用Excel 表單成現最後的財報

Do we have a yearly financial report? Or quarterly report ?

回應者:Adam

2014-08-01 12:41:56　IP:220.132.102.***
財秘的顧慮是如果讓物秘可以更動Newcity 的資料，萬一有錯誤發生,她無法負責。所以她希望由她自己處理。

目前現實狀況是先將4-7月的財報正確公告,等新物管都進入狀況後,再處理前面的錯誤財報。

回應者:celia168

2014-08-01 12:34:07　IP:99.109.91.***

回覆 ecsu 於 2014-08-01 12:03:25 的發文內容：
「有沒有人知道, 財秘系統轉出來的公佈財報表中,某些科目的數字是經過人工修正的~~~」

不可再！

Dear Escu,
Since community got the Newcity , nothing has been updated into the system , so, need a lot of work... I'm sure Adam and 陳財委 is trying their best... It didn't get this way in one day... It's been this way! Like I say, very unprofessional people work for our community .

回應者:Adam

2014-08-01 12:25:13　IP:220.132.102.***

回覆 ecsu 於 2014-08-01 12:03:25 的發文內容：
「有沒有人知道, 財秘系統轉出來的公佈財報表中,某些科目的數字是經過人工修正的~~~」

不可再！

之前財報上的錯誤錢前委員曾指出部分,不過這是前朝的事,我目前不會馬上處理。

目前先處理103/4-7月的財報。

目前我所知財報處理的方式是用Newcity 的資料,再用Excel 表單成現最後的財報。

回應者:celia168

2014-08-01 12:24:46　IP:99.109.91.***

回覆 Adam 於 2014-08-01 11:50:53 的發文內容：
要考慮現實狀況，要高貴就要花成本。現在物管保全清潔是用最低標,我們要花大錢來處理財務嗎？

目前只能一步一步來，如果有更好的執行辦法，歡迎提出大家來討論。

Dear Adam
I remember there is a security level for this system, please check and put it for use now

回應者:ecsu

2014-08-01 12:14:41　IP:67.164.26.***

Dear Adam,

前面你說是財祕怕咎責的問題，現在你說

「要考慮現實狀況，要高貴就要花成本。現在物管保全清潔是用最低標,我們要花大錢來處理財務嗎？」

這兩個是聯動的問題嗎？

回應者:ecsu

2014-08-01 12:03:25　IP:67.164.26.***

回覆 celia168 於 2014-08-01 11:35:55 的發文內容：
哎、This was why I worry about our 財務！為何沒人理解！

最後要請注意的是 :

有沒有人知道, 財秘系統轉出來的公佈財報表中,某些科目的數字是經過人工修正的~~~

"批簽文件的金額"與"電腦系統的金額"應注意一致性.

「有沒有人知道, 財秘系統轉出來的公佈財報表中,某些科目的數字是經過人工修正的~~~」

不可再！

回應者:ecsu

2014-08-01 11:58:19　IP:67.164.26.***

Dear Adam,

您的評估如何？大體多久後我們能做起碼的平民貴族？不是用掃把掃地毯？