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| 社區委員 這樣管財務 |
發起人 YEN13136
 2010-04-23 03:54:05 IP:61.59.238.*** 發信人: tmm ((崔媽媽)) 看板: tmm 日期: Sat Nov 11 01:02:57 2006 標題: 社區委員 這樣管財務 2006.11.10 中國時報 社區委員 這樣管財務 黃小黛/整理（本文作者為崔媽媽基金會執行主秘） 許多人一輩子可能只買一次房子，絕大多數的社區管理委員會的委員都是新手上任，就要面對許多疑難雜症，而經營社區首要之務必須健全財務狀況。 社區內常會有一些對立派系，管委會最怕面對財務不清出現，這會影響社區運作，管委會可以在財委任職前簽訂「承諾保證書」，承諾並保證職務任期屆滿時，因故不能行使職權或遭管委會解除職務時，無異議放棄原有所有該社區管理的相關職權。 所以社區可在資金管理與運用上，區分基金、週轉金與零用金的名目，並設立請款與用章程序。 以湯泉櫻花社區為例，他們的請款程序需按照詢價，請購單簽呈請購、核准、支用、單據結報等幾項程序，且支出總額超出三萬元以上者，應設有三家廠商比價評估。而經常性的支出，如人事、水、電、瓦斯維持費用及各項定期保養維護費用等，經管委會決議之開支項目，採實報實銷申報，不受前款規定的限制。 位於台北縣永和市的太平洋時代社區，是以在與社區巴士、電梯、電機、保全、樓管、園藝各種維修廠商的合約書裡，增訂合約履約扣款與服務績效獎勵辦法，並且設立機電審核專員，由該員與廠商進行估價與驗收成品的稽核，由於此項專職設置，也為社區一年省下近二十幾萬元費用。 台北市文山區潤泰萬慶台大御花園古鐵君主委說，開源節流對小型社區是非常重要的，因小型社區戶數少、應有的設施設備又一項不能缺少，所以設施及設備維護的費用只有少數戶數分擔，分攤的費用變高，因此，社區的開源節流就是財委上任最重要的課題之一。 潤泰萬慶台大御花園的的節省理念是「由小地方省到大地方」。古主委說，首先漸進式的進行電力契約容量重新評估，因為台電在建物一完成時，均會給社區充足且極大的電力，但社區並不是經常性需要如此大的電量，所以各社區可採漸進式的方式修改社區進電量（契約容量），以節省能源；另外在社區的地下室不設置機車停滯區，因為機車的排氣會使地下室空氣品質不好，增加排氣電力。 停車場的車道開燈與停車格感應關燈部分，也將照明設施更換成感應式日光燈光。而每棟大樓也設有資源回收處，增加資源回收收益。別以為小的地方不用省，潤泰萬慶台大御花園社區就是以此方式，每年為社區省下幾萬元的費用，這些收益就可以拿來作為社區公共基金。 ================================= 2006.11.10 中國時報 社區節流四法 黃小黛（本文作者為崔媽媽基金會執行主秘） ●社區有工程要招標時，管委會應要求總幹事四處比價，或詢問其他大樓作相同建設時的價位及廠商聯絡方式。 ●社區應有未雨綢繆的準備，老舊設備的汰舊換新應作基金費用準備，不要等到設備壞了不能動時才做修繕，屆時就有可能在手忙腳亂的狀況下被敲竹槓。 ●平日機電專業的服務人員，在巡護機電設備時要作報表，報表資料管理服務中心或設備委員會要經常看或作詢問。不要等有狀況時才知道有修繕問題。 ●委員要對社區財物報表作關心，才不會讓人覺得社區財物是有機可趁的。 -------------------------------------------------- ●崔媽媽基金會 ●Tel:(02)2365-8140/Fax:2368-3073 ●http://www.tmm.org.tw ●新竹服務中心 ●Tel:(03)563-3877 地址：新竹市光復路一段246號2F(四海遊龍) ●訂閱崔媽媽電子報 http://www -- * Origin: 中山大學-美麗之島BBS * From: 61.228.243.125  |
回應者:YEN13136
2010-04-26 21:57:56 IP:203.73.50.***
數字要掌握–如何管理社區財務（上）.（下） 崔媽媽基金會 (2007-04-17) 財務制度的建立原則 一、流程制度要簡單明瞭 由於管理委員、住戶不必然是財務的專業人士，且社區事務基本上也不是太複雜，因此只要住戶能夠透過財務制度，瞭解到社區公共事務是否有確實執行、帳戶收支是否合理，及社區現有財務明細等資訊，便是合宜且容易被沿用的好設計。 二、社區財務要公開透明 只要是公共事務，「公開」是獲得支持與信任的不二法門，尤其是住戶普遍最關注的財務議題。並且，財務公開也是《公寓大廈管理條例》對管理委員會或管理負責人要求的重要義務。 三、財務運用要有計畫 透過年度財務預算的擬定，可以清楚掌握社區預計收支情形，並依此規劃出實際可執行的社區年度計畫，便能夠讓公眾的每一分錢花在刀口上。 四、管理監督要分層授權 如《公寓大廈管理條例》對於區分所有權人會議授權管理委員會可自行決定額度的精神，社區財務透過分層授權，才可保持靈活運用的彈性，而有授權就必須要有監督，如此才能有效掌握社區財務狀況。 常見社區財務科目 基本上，社區財務建構的基本原則就是「簡單明瞭」，加上社區管理是公共事務，共通性強，因此我們建議在財務科目的編列上，不要太多、太細。依據社區常發生之收入支出項目，整理如下： §收入科目 ．管理費收入：每月或隔月定期收取之費用，作為支付日常公共水電費、管理服務費等支出用。 ．車位費收入：公用停車空間出租之租金收益。 ．利息收入：活期、定期存款之利息收益。 §支出科目 ．管理服務費：包括委託管理公司的費用，或自聘服務人員的薪資、加 班費、年節獎金、勞健保、意外保險等費用。 ．公共電費：維持公共區域、公共設備正常運作之電費支出。 ．公共水費：維持公共區域、公共設備正常運作之水費支出。 ．公共電話費：管理人員公務電話費用。 ．行政庶務費：如文具紙張、影印、書報雜誌、郵電等費用。 ．電梯保養費：維持昇降機正常運作之定期保養費用，平均每月保養一次。 ．污（廢）水設備保養：維持化糞池、污水水道暢通之定期清理保養費用，平均每年進行一次。 ．弱電保養：如監視器、門鈴…等設備的保養。 ．發電機保養：維持發電機正常運作之例行檢測保養費用，平均每月檢測保養一次。 ．園藝保養：社區公共綠地之栽種、修剪維護費用，平均每月維護1∼2次。 ．消防設備維護及申報：消防箱、消防幫浦等消安設備之例行檢修與定期查驗之申報費用，例行檢修工作平均每月進行1次，查驗申報則每年進行1次。 ．社區活動費：包括社區內外的活動舉辦、公關禮金等費用。 財務表單種類 p依據表單的必要性，區分為「必備的」、「可有的」、「特殊的」三 類，詳細說明如下表所示： §必備的 ．社區資產清冊 ．零用金收支憑證 ．零用金收支明細表 ．收支月報表 ．管理費繳費通知 ．管理費繳交明細表 ．年度收支統計表 ．年度預決算表 §可有的 ．物品請購單 ．收支日報表 ．應付/應收報表 ．費用支出比較表 ．存摺收支明細表 §特殊的 ．資產負債表 ．損益表 常見疑難 Q：怎樣的人適合當財務委員？ A：基本上社區規約中都會針對財務委員等重要職務者規範有擔任標準，像是規定主任委員、監察委員、財務委員需由實際居住在社區裡的區分所有權人或其配偶或直系親屬擔任。但如果社區住戶多為承租戶，除了可由居住年資長且略 具備會計作業知識的住戶來擔任外，另外若為求慎重，規約中也可明訂曾犯有詐欺、背信、侵佔或違反工商管理法令、虧空公款、破產等喪失債信者，不得擔任財務委員一職。 Q：財務委員日常要做的事情有哪些？ A：社區規約或財務管理辦法上，通常會明訂財務委員的職責與工作細節，大致上來說，財務委員的職責約有下列數項- （1）平日定期審查帳務，核支各項經費； （2）每月定期公佈財務收支明細； （3）於管理委員會會議及區分所有權人會議上，公佈財務收支明細； （4）監督各項設備、器材、物品的採購與財產登記； （5）研擬各項費用的收繳方案； （6）針對欠繳戶研擬追討對策。 Q：社區如何擬定年度財務計畫？ A：可遵守下列幾項原則來擬定適合個別社區特性的財務計畫- （1）先列出「人事費」、「修繕費」、「庶務費」、「水電費」、「保養維護費」等各類維持社區基礎運作的必然花費項目。 （2）再列出「管理費收入」、「利息收入」等各種可掌握的社區例行收入項目。 （3）各科目的預算數字，若有往年資料可參考，則可依據前期結算數額來估算，若無前期資料可參考，則建議？？？。 （4）例行收入扣除掉例行支出，呈現有餘額的狀態，才能再構想其他社區的重大發展計劃。 （5）收入部分除要能支付例行支出項目外，最好還能預留部分轉入公共基金或其他基金的額度，為社區日後發展奠定基礎。 Q：如何訂定管理費的收取標準？ A：管理費的收取標準是許多社區爭執的根源，其實只要落實使用者付費的公平原則，溝通清楚收取的標準並取得多數居民的認同，應該就能降低糾紛發生的機會。 另外，管理費的收取主要是用作支付社區例行經營維護所產生的費用，因此我們簡擬計算公式如下： 每單位平均分攤數＝每月需支付總費用（＝管理服務費＋公共水電費月平均數額＋保養維護費＋行政庶務費）÷共同分攤總數 每月應分攤管理費＝每單位平均分攤數×所擁有單位總數 其中，共同分攤總數與所擁有單位總數的認定需一致。一般來說，社區常見的認定方式有下列幾種： （1）按各戶所有權坪數計算，先計算出每坪數應負擔金額，再乘以各戶權狀所登記的持有坪數； （2）按社區總戶數計算，每戶繳交相同的金額。 從實務經驗中發現，有些社區會視各戶的居住與公設使用情形，再細分出： （1）空戶免費； （2）空戶打折； （3）依樓層高度訂不同計價標準（如一樓住戶因不使用電梯，故得以減免）。 上述各種方式皆有其優劣點，只要經過仔細的計算，並且通過區分所有權人的決議，就是適合社區所需的方式。 Q：欠繳管理費該如何處理？ A：針對「管理費欠繳」，我們建議處理方法有- （1）先瞭解欠繳的原因 社區的管理者或被管理者都是由住戶所組成，大家都是鄰居若因為公共事務傷和氣是許多擔任委員職務者都不樂見的。因此若發生住戶欠繳管理費，我們會建議先與對方溝通以瞭解欠費的原因，若對方是不滿社區管理的成效，則誠意地溝通管理改善計畫，若對方是因個人財務困境，則可商討還款計畫，相信經由這樣的誠意溝通，非惡性欠費者應會立即補繳所欠的費用。 （2）透過社區鄰居柔性勸導 當委員出面溝通無效時，不妨請社區裡的鄰居長輩或與欠繳戶往來較頻繁的住戶，出面協助勸導，欠繳戶通常會基於日後相處和諧的考量，願意處理欠費。 （3）張貼催繳告示 管委會要落實管理的品質，規則制度的建立與維護是最重要的。通常社區會將住戶欠繳管理費的催繳程序訂定於規約中，因此一旦有欠繳情形達到規約中公告的標準時，務必要進行公告催繳的動作，藉此程序除了是能提醒欠繳戶盡早繳清欠費外（通常「公告周知」確會對欠繳戶形成一定的壓力），也是讓其他如期繳費的住戶瞭解管委會執行管理權利的決心。 （4）寄發存證信函 如果經由上述各種勸說方法，欠繳戶仍不繳清欠費，依據《公寓大廈管理條例》第二十一條之規定，管理委員會得寄發催繳存證信函，正式通知欠繳戶就積欠之管理費用限期繳納期限及逾期未繳之法律效果（得訴請法院命其給付應繳之金額及「遲延利息」-依大部分社區所參考之內政部規約範本，是可依「年 息百分之十」請求）。 認識存證信函 ．什麼是「存證信函」：所謂的存證信函，是指藉由郵局證明信件內容及發信日期、收信日期的信件文書，其功效除了備作證據，同時亦兼有明確告知對方，表明寄件人嚴正立場的意味。 ．那裡可以取得存證信函：可以到郵局購買，也可以自行至《中華郵政全球資訊網》下載存證信函格式之檔案，再印出使用。 ．催繳管理費的存證信函要寫哪些內容及應注意事項： 請寫上住戶（或區分所有權人）之門牌地址、欠繳期間、費用總額、繳納期限及拒繳之法律效果。 特別注意：存證信函為一式三份，且務必以「雙掛號」寄出，寄出後記得填寫「回執」（收件人簽收之證明）。 （5）申請支付命令 如果在寄發了存證信函通知催繳後，欠繳戶仍不出面清償的話，管委會可至所轄地方法院聲請「支付命令」；依據管理實務的經驗中發現，一般民眾在收到法院的文書函件時通常都會比較謹慎處理，管委會在此程序即達成催收目的甚多。 認識支付命令狀 ．什麼是「支付命令狀」：債權人對債務人的請求，如果是請求給付一定數量的金錢（如新台幣拾萬元）、可代替物（如黑豆壹佰公斤）或有價證券（如股票），可請求法院對債務人發支付命令，督促債務人在收到支付命令後二十日 內，向債權人清償並賠償程序費用。此種請求方法較通常訴訟程序簡便、迅速、省費用，且確定後的支付命令其效果與確定判決相同。 ．那裡可以聲請支付命令：可自行至《司法院網站-「便民服務」專區 http://www （6）提起民事訴訟 如果欠繳戶就支付命令提出異議或支付命令無法送達時，管委會就必須尋「民事訴訟」程序處理了（A.金額十萬元以下，適用「小額訴訟程序」。B.十萬元至五十萬元之間，適用「簡易程序」。C.五十萬元以上則適用「通常程序」。三者主要差別在於「管轄法院」：A、B情形-由當地地方法院「簡易庭」管轄，C情形-則由當地地方法院「民事庭」管轄，就管轄或受理法院如有疑問，可向地方法院一樓聯合服務中心「訴訟輔導」處洽詢）。 ．哪裡可以取得小額訴訟程序起訴狀、民事起訴狀：可自行至《司法院網站-便民服務專區 http://www Q：若管理費結餘過多，是否可以降低住戶的管理費？ A：的確有很多住戶當發現管理費呈現結餘狀態時，會要求管委會調降管理費以減輕負擔，但基於實務觀察的結果，我們建議不要輕易調降管理費，除了日後要再調漲回來有相當的困難度外，還必須考量到建築物本身及各種機器設備都會逐年提高維護修繕的花費，因此不妨與住戶們溝通，將目前結餘的管理費轉存入公共基金，為日後的花費提前做準備。 《 全 文 完 》
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