社區名稱
| 《 社區討論版 》 |
| 物管招標好文分享 |
發起人 多事之秋
 2012-04-19 23:57:59 IP:219.71.65.*** 發現一篇不錯的文 與大家分享 原文如下 無論是新成立的管理委員會（簡稱管委會），或是已經有許多經驗 的管委會，最大面臨的課題往往是怎麼挑選一個好的物業管理服務公司 （簡稱物管公司），一般來講，管委會與物管公司簽訂的合約為一年 期，一年裡，管委會所選定的物管公司就是負責協助執行管委會交辦的 事項，也就是區分所有權人會議的決議事項，包含社區財物運用與行政 事物；例如何時要洗水塔，什麼時候要舉辦活動，擬定出整年度的計 畫，並在每月確實執行，每半年確認執行狀況，這就是一個管理服務人 員最基本在大廈裡的工作項目。 而一般我們所知道的物業管理公司，所派遣給大廈的工作人員有管 理服務人（俗稱總幹事或主任、經理、管理組長）和維護社區安全警戒 的駐衛警「俗稱警衛、保全員」，管理服務人最主要的工作就是『溝通 與協調』，工作上與管委會作溝通，管理事務上與住戶作協調，使社區 事務公開、公正及透明化，其細節執行的工作內容就是建立社區的基本 資料，包括財務報表、住戶資料、維修紀錄、社區停車場車位名冊、與 協力廠商電話建檔。 除此之外，關於社區住戶遷入遷出的紀錄管理，大樓會議通知與紀 錄公告，各項管理工作值掌與處理流程的勤務報告、社區訪客語信件的 登錄管理、警衛室各個系統操作與維護，還有很重要的社區管理費明細 表與繳交，即各種住戶違規處理，都是總幹事的職責範圍。 而除了總幹事外，保全駐衛警人員也是每棟大樓管理最重要的部 分，保全是負責維護全體住戶的安全，涵蓋大門警衛安全管理、24小時 視訊監控、巡邏勤務安全管理、地下室停車場管理與緊急事件支援處理 事項。 所以住戶便可透過這些工作項目去檢視或是挑選一個適合自己單位 的物業管理公司。 ■社區要怎麼尋找優良的樓物管理公司呢？ 崔媽媽基金會執行長呂秉怡表示，首先可以先透過周遭的公寓大廈 鄰居們，瞭解他們所聘任的樓管公司的優缺點；或是透過網路瀏覽，住 戶也可至內政部營建署『全國建築管理資訊』入口網站，找尋公司登記 資料及申請案件查詢系統中，即可查詢此公司是否有登記，網址為： http://cpa 另，也可透過各縣市政府舉辦的優良公寓大廈評鑑的得獎名單去選 擇，不過關鍵也是多探聽親朋好友的經驗，或曾經到過朋友家觀察到該 區的服務很合乎自己社區的需求，來尋找有好口碑的物管公司。另外， 房仲公司其實因為業務的關係，經常有機會去觀察許多大廈的管理與維 護系統，因此管委會或是住戶，其實是可以詢問有相關心得的房仲業 者，推薦他們熟悉的樓管公司。 ■為什麼住戶需要委託樓管公司管理公寓大廈？ 公寓大廈之管委會成員是由區分所有權人會議所選出來的，管委會 成員皆為無給職之工作，擔任社區管理委員的住戶們，多半有自己的工 作，無法因管委會之職務，而放棄自己的工作，所以管委會就會聘僱物 管公司或聘任一位管理服務人（總幹事）專職為社區的公共事務做服務。 總幹事需對公寓大廈管理條例有相當的熟悉度，供管委會及住戶之 間有歧見時作諮詢，另也需要具備有許多不同專業的基本認識，包括像 是基本消防安全檢查的知識，及住戶在做裝潢時可以告訴住戶哪裡作變 更是違反消防安全的，要如何作改善等。 總幹事也要有機電維護保養的操作認識，和維護廠商的維護資料及 維修紀錄，另外平常需對社區財務管理之管理費用催繳、住家安全管 理，或是住戶違規時候幫助管委會訴求法律途徑。 另外總幹事還需要在平日訓練自己有「眼觀四方、耳聽八方」的能 耐，如社區遇到緊急事件處理時就要先作緊急調處，例如：住戶忘記關 瓦斯出門，就要知道如何通知有鑰匙的人來開門，或遇到住戶有感情不 順遂或夫妻吵架有人要跳樓自殺時，這時候，就唯有專業的樓管從業人 員有相對的經驗能在第一時間反應並作最合適的危機處理，把危險與迫 害降到最低程度。 再說，一年一任的委員，在接手同時，事實上也很難馬上進入狀 況，去面對社區每日迎面而來的瑣碎事務，加上個人也有生活家庭，因 此將這些事項交給專業的管理服務人來負責執行，因內政部營建署有行 政命令規定，凡從事公寓大廈管理維護之公司或受僱傭（委任）而執行 公寓大廈管理維護工作之人員，應取得公寓大廈管理維護公司登記證書 或公寓大廈事務管理人員、公寓大廈技術服務人員證照，始得辦理公寓 大廈管理維護事務。因此管委會的成員們就可以針對樓管人員所執行的 事務做監督，並且可藉由服務人員的專業意見，提供給住戶更多社區開 源節流的意見，真正達到專業的保全與管理維護目的。 ■篩選樓管公司的問題 其實，對於物管公司是否專業，一來要注意來提案的人員與此區負 責督導的人員是否相同，因為這牽涉到服務承諾及將來是否落實服務。 另外一般提案單位都是由公司派出專案業務來做簡報與調查，而管委會 在詢問過程中，應詢問物管公司，是否有對該地區做過調查及是否有專 案服務的經驗，還有屆時派來的社區服務的人是否確能執行所提出的方 案，如何承辦，而管委會也應該親身去面試與接觸該負責人員，畢竟未 來整個大廈在事務的處理與經手上都是要透過該員溝通協調，如果該員 在面對管委會的時候在這方面能力就明顯有待加強，管委會應在簽約前 就與物管公司先反應更換人選或其他處理。 另外，因為每個社區的條件、環境及預算都不一樣，如果整個大環 境原來就會有一些固定的狀況發生，常需要處理，那管委會其實可以針 對該事件提問，看物管公司如何處理，例如：台北縣汐止區的社區，每 年的五月∼八月，就會因為颱風或是大雨而造成淹水，崔媽媽基金會公 寓大廈事務部專員郭寶珍表示，管委會可請物管公司做專案評估，在遇 到颱風狀況的時候，會協助社區處理的方式，藉拋出實際問題，聽取專 業建議，從中也可以挑出有能力與誠意的物業管理服務公司 |
