| 《 社區討論版 》 |
| 制定總幹事職責管理辦法,提升做事效率,及服務品質.敬請提供意見,納入制定參考,使管理制度更完善 |
發起人 TONY
 2010-05-05 20:23:16 IP:118.168.65.*** 各位住戶大家好 本社區所有社務都需由總幹事去執行，制定職責管理辦法有其必要性，提升做事效率及品質，希望能提供意見，使管理辦法更完善更週全，促使社區更進步更美好，謝謝各位住戶支持及協助，謝謝你們 主任委員胡棕敬上2010.05.05， 冠 東 方 社 區 總 幹 事 職 責 管 理 辦 法 草 約 一、 考勤規定: A、 上班時間:每日早上10:00至晚上21:00 B、 用膳時間:中午時間00:00至00:00 晚上時間 00:00至00:00 C、 休假:每月可休假 日(儘量安排非假日休早上) D、 公出外勤:因社區業務需求，前往有關機關或廠商洽公，需向主委(主委不在，由副主委代行之)報備，同意後，始得公出，並在冠東方社區保全公出外勤表記錄之，以利委員會備查。 二、 職責規定: (一)、承管委員會之指揮辦理管委員會有關事宜 A.職掌事宜:依據管委員會會議決議，決議事項之公告及執行。 B、禁止事項規定: (1)禁止介入地產及裝潢公司之仲介業務。 (2)禁止有關廠商之宣傳活動。 (3) 禁止政治之宣傳活動。 (二)、管委會會議之通知、記錄、及資料整理建立及備檔。 A、會議資料之準備: (1)、管委會會議之議題制定需於會前五天內完成。 (2)、上次會議執行事務之報告資料。 (3)、當月份執行工作內容及績效報告資料。 (4).上次會議資料。 (5)其他事項規定。 B、會議通知 : (1)、會議前三天需以電話通知各委員、並於當日將會議通知單、討論議題及有關文件，投遞各委員及有關出席人員之信箱內。 (2)、會議前三天需以電話通知列席單位或人員參加、並於當日將會議通知單以信函通知。 C、會議記錄 : (1)、會議記錄需依管委會會議實際討論事項詳細紀載，不得私自個人之意見。兩天內需完成制作，依程序呈核後蓋章，七天內公佈之。 (2)、會議決議案需於兩天內，完成公告文件，依程序呈蓋章核後，會議後五天內公佈之。 (3)、會議決議案事涉有關廠商改善案，需於兩天內，完成信函文件，依程序呈蓋章核後，會議後五天內，以正式公文函送有關單位或廠商改善之。 (4)其他事項規定。 D. 管委會資料整理建立及備檔: (1)、資料整理需社區需求，依據各大類分別建立及備檔(電腦檔案)，離職需詳細列入移交清冊及電腦檔案，辦理移交。 (2)其他事項規定。 (三)、負責督導協助現場管理員、清潔員之勤務: (1)、保全人員、清潔員之排班及工作內部安排 (2)、緊急或特殊情況之工作安排 (3)、社區周圍環境清潔之督導 (4) 、其他事項規定。 (四)、緊急突發事故之處置: (1)、緊急突發事故之處置及報案或報警處理 (2)、緊急突發事故之解決或救護處理 (3)、緊急突發事故之處置後，需向管委員會報備，報備程序為:總幹事>各棟委員>主任委員(主任委員不在副主委代行之) (4)其他事項規定。 (五)、協調、執行與安全有關之臨時交辦事項。 (1)、各委員依社區實際需求之臨時交辦事項，負責協調及執行工作 (六)、裝潢保證金、管理費之收繳、報表編制。 (1)、負責裝潢保證金之單據開立、收繳、退還等有關工作 (2)、管理費之收繳、之單據開立、收繳、收據回聯(需有財委蓋章)等有關工作報表編制。 (3)、管委員會之財務報表由保全公司製作，後送財委、監委審查後送主委蓋章公怖之，負責以上工作之協調及連絡事宜。 (4) 、其他事項規定。 (七)、保管與整理社區重要文件資料。 (1)、有關社區之會議紀錄、政府機關報備資料、建商移交住戶資料、公告文件等負責保管與整理工作 (2)、建商提供建築及機電竣工圖、機電設備公設部份之移交清冊、 (3)、各項機電消防設備器具機械之保固書、設備保證書、鑰匙、工具及進口、出廠證明等查核。 (4)、建材材料建商對口名冊。 (5)、公共設施驗收點交資料保管(包含機電檢驗、景觀機電設施檢驗、消防檢驗、建物部份檢驗、等資料) (6)、以上資料需備文件資料及電腦檔案資料。(電腦檔案資料需另備存一份由主委保管、主委離職時同時需列入移交) (7)、協助辦理有關住戶依據管委員會決議案、依程序有權調閱資料、但牽涉侵犯個人隱私及權益之資料、非關當事人不予調閱。 (8)、其他事項規定。 (八)、社區內車輛管制、規劃。 (1)、地下停車場車位管制及查核 (2)、車輛違規停放之處置 (3)、遙控門之維護工作及與保養廠商連絡及保養維修工作 (4)、地下停車場週圍環境之督導 (5)、地下停車場管線巡查及維修提報 (6)、其他事項規定。 (九)、固定次數機動時間巡視社區內各公共區域以維護安全。 (1) 、每天分上下午各一次機動時間巡視社區內各公共區域。 (2) 、社區規約及委員會決議案之違規案之勸導或提報 (3) 、社區公設損壞舉報及維修工作 (4)、其他事項規定。 (十)、社區內住戶意見之轉達與協調。 (1) 、社區內住戶意見儘量以書面(註明住戶樓室別)提出負責轉達與協調。 (十一)、政府機關協調及政令宣導及公告實施 (1)有關設區消毒清潔資源回收等協調及處理 (2) 政府機關協調及政令宣導及公告實施 (4)、其他事項規定。 (十二) 協調並督導各專業廠商執行社區之機電保養維護。 (十三)、公共設施使用管理辦法釐訂及執行 (1)有關社區之公共設施使用管理辦法釐訂及執行 (2) 社區之公共設施維修協調及處理 (3) 社區之公共設施違規處理 (4)、其他事項規定。 (十四)、掛號郵件及快遞包裹處理 (1) 、主動與收件人連絡及登記等依程序處理 (十五)、依實物經驗提供方案供管委員會決策參考。 (十六)、其他事項之規定 (十七)、獎懲規定 (1) 、本社區保全工作係承包制，有關總幹事及保全人員之獎懲，依據承包保全公司之規定辦理，若總幹事違反規定，委員會只負責舉報責任，並予以罰扣款(罰扣款由承包保全公司支付，納入管委員會收入)，屢勸不聽者並依雙方合約規定辦理，更換總幹事。 (十八)、管理辦法之增補、修改規定。 胡棕撰寫於2010.05.04 |
回應者:yuan
2010-05-08 21:59:32 IP:114.44.129.***
頭次搬到社區住,才知社區事真的非常繁雜,感謝主委用心.沒經驗的我,也不知是否每一社區都是如此,只是有些心得提供參考. 1.總幹事與大廳保全員有上下屬隸屬關係嗎?保全員是受總幹事督導嗎?輪班制的保全,總幹事要怎麼對應 2.總幹事需負責及處理事項如此眾多,相對同樣在大廳的保全員工作內容又是什麼?都由一人處理時,會不會時效不彰,保全員有可能分攤負責其中部分事務嗎 3.相對這樣的事務及工時,如果薪資真的稍高,似乎又不會太不合理了 4.總幹事休假有代理人嗎 5.所有文件製作及保管皆由同一人辦理.會不會易有疏失,需不需要隨時一份給管委會保管備查.或管委不定期抽調 |
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回應者:林老師
2010-05-06 08:41:17 IP:163.30.78.***
推∼ |
