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| 《 社區討論版 》 |
| 給各任保全的社區秘書 |
發起人 襄妤
 2011-04-17 12:30:38 IP:124.9.24.*** 各位社區秘書你們好，這不針對任何一任秘書，但請求你們用心看完。 會同意你們申請為住戶，是為了方便讓保全公司更了解社區需求與解決事情，所以請你們發言時，以公平、公正、理性為訴求，勿以個人觀點於網站上評論社區的各項事情，對你、對社區住戶而言，絕非好事，這是個開放且具社區間連絡事宜與感情的地方，當您要發言時，請三思再三思，勿為一時的情緒而失了工作，何苦呢？加油∼或許這份工作不如您想的輕鬆，但做了，就要儘力的的做到好，不是嗎？希望您與社區共同成長，加強做社區與保全公司的橋樑，您將是位成功且具完美的秘書唷^^  謝謝您耐心的看完，希望對您的工作有所幫助，也期待社區與保全公司間能有更多良好的互動產生，謝謝唷^^感恩！ |
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回應者:februarytr
2011-05-22 13:34:36 IP:220.132.179.***
此任秘書態度很差,還私底下更換機車位沒告知 心理一直很不平 
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回應者:求新求變
2011-05-07 17:26:09 IP:220.134.192.***
前任祕書，與 此任祕書， 思維與言行，好怪異喔。 這件事 近期內 可能要好好與 總幹事 來談一談喔。 |
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回應者:襄妤
2011-05-07 00:53:16 IP:124.9.24.***
這篇是給各任保全的社區秘書看的，但，似乎前秘書"不管事"沒怎麼用心耶，在此先跟您說聲很抱歉！將您與其它人搞錯，只是您兩的文筆真是像雙胞胎似的，真像呀！抱歉唷！ 重點來囉！請前秘書"不管事"不要打電話來"問安"好嗎？住戶留電話是有急事或要事時使用，不用讓您有話要講就直接打的OK！您可以於網頁上留言，但請不要直撥手機來"問安"可以嗎？再則，您應屬前秘書了，我不懂，為啥還會有我家的通訊電話？為啥您還能使用社區住戶資料？您都可以神通的來電了，何不上網留個言講明白呢 
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回應者:Sugar
2011-04-18 15:56:08 IP:220.132.5.***
但不知道我們的社區秘書~真正執行的工作內容又有多少 
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回應者:ttr460624
2011-04-18 15:39:37 IP:220.132.215.***
秘書手冊 秘書工作內容 接聽電話 記錄：住戶交辦事項、廠商交代事項 轉告：若廠商或住戶轉告經理事情，宜記錄後轉告。 訪客登記 登記、換證、記卡號、記錄訪客造訪與離去時間 訪客來訪詢問欲造訪住戶，詢問訪客是否與住戶有約。 「沒有」的話，請訪客自行與住戶連絡；「有」的話，打對講機告知某先生/小姐來訪，詢問請訪客到住戶家中造訪還是大廳接待訪客。 公設使用登記服務 預約公設：住戶事先預約公設，要登記在公設預約本，並告知車道寫在月行事曆，工作日誌須寫提醒各班次同仁。使用當日前半小時聯絡住戶。 使用公設扣點數：當住戶使用公共設施，依照使用時數扣點，並填寫好公設表單請住戶簽名。 使用公設收費：使用宴會廳場地費及天然氣瓦斯費需收費。 圖書借閱登記 借閱登記歸還：住戶借書登記戶號、圖書編碼、登記歸還日。 逾期催還：住戶借書逾期，予以婉轉告知。 圖書資料建立 書籍編號：照圖書年份、月份、期刊刊數編碼。 登錄：期刊送達日期紀錄。 貼標籤、上架、保持圖書室整潔。 每月管委會議 會前資料準備、會前茶水準備、會議紀錄。 衣物送洗登記 衣物件數登記：衣物送洗件數登記、標示。 連絡廠商收件：潔屋─固定時間會來收。 星期一、四(晚上)，星期三、六(中午) (若住戶趕時間要衣物，直接打電話告知) 新美坊─住戶有送洗，即刻連絡，會有人來收。 廠商衣物送回登記並通知住戶 代叫便當 登記：詢問戶號、便當菜色、數量。 打電話叫便當、送上 代叫計程車 登記：詢問戶號、時間(有指定某時間才需要) 電話叫車：電聯計程車行，告知「三重捷運全世界」，紀錄車號及派車時間。 記下日期、時間、車代號、住戶於紀錄單上。 每輛計程車回饋金00元/輛。 宅配收發 收：確認住戶、收下登記，告知住戶。 送：受理後，依宅配填寫常溫、冷藏、冷凍、通知宅配人員。 寄放物品 登記：記錄寄放人、物品(食品、蔬菜詢問是否須冷藏) 簽收：告知收受人(住戶或外面訪客)，確認物品，請對方簽名。 寄放物用小紙條貼著標示收受者。 管理費繳費作業 公告：管理費開始收費，上紙本公告與電子公告。 通知單製作：繳費通知書修改及列印。 催繳：過繳費月份，呈報主管並一一催繳。 管理費收繳 收繳管理費、登記開單、銀行存款。 財務報表 協助管理公司社務小姐每月7日前完成前個月財報。 零用金 保管、收支、請領。 天然氣、電話費由零用金支出，電話費不超過2000元/月。 採購作業 採購日常用品、文具用品、清潔用品。 收發文登記 收發文作業登記、對象分類歸檔、簽呈 紙張公告 依社區公告文件製作、公佈欄上公告。 電子公告 配合紙本公告、即時資訊、簡單明瞭即可。 分發信件 依棟別分類：按A棟、B棟、CD棟分類 掛號登記：核對收信人、登記、通知住戶 信件轉寄：前住戶信件轉寄 秘書委外代辦 參考《秘書外出代辦事項》 應對禮儀 一、態度 1.待人自然真誠，態度親切、心懷愛心與耐心，並保持笑容。 2.維持飽滿的精神與體力，提供主動積極完善的服務品質。 3.待人(大人、小孩、老弱婦孺)均應親切有禮。 4.善盡責任、進退得宜、懂得靈活應變、扮演好自己的角色、建立良好的社區人際關係。 5.若要接或給對方物品時，請以雙手奉之。 6.若有顧客諮詢事務，無法給予確定答案，請誠實告知自己不清楚，代為向相關單位查詢後再告知。千萬不可隨便回答錯誤的訊息，造成顧客的誤解。 7.若有無法自行解決之問題或困擾，應立即報請主管協助處裡。 8.人生係不斷從工作中學習成長、並樂在工作中。 二、姿勢 1.站姿：抬頭挺胸，雙手自然平放、雙腿併攏，勿斜靠它物上。 2.坐姿：上身挺直、雙手自然平放、雙腿併攏、不趴或用手支在桌上。 3.走姿：抬頭挺胸，雙手自然擺動、走路勿外八字或內八字。 三、語言 1.多說「您好、請、謝謝、對不起、不客氣」五大用語。 2.遇見住戶時，要點頭道「早安」或「您好」等問候語。 3.說話應把握簡明扼要的原則，且口齒清晰標準。 4.住戶的要求無法允諾時應委婉拒絕，最好先告知：「因為…所以……無法……實在是很抱歉，請您見諒。」或「謝謝您寶貴的建議，我定會轉達詢問(公司)，若有消息我一定馬上告訴您！」千萬勿引起顧客之誤解或不滿。 5.若需住戶等候，請說：「對不起，請您稍後……」 四、接聽電話時 1.接聽電話時應說：「惠宇世紀觀邸，您好。」 2.將對方交代的事記錄清楚，並再向對方確認無誤。 3.撥打電話前，先想一遍要說的事，敘述事情講求簡明扼要。 4.切記要記得要轉告或交代的事情。 五、客訴應對 1.面對住戶抱怨時，先聽住戶說完，並不時說：「是、是……真是對不起！不好意思！」 2.等其平心靜氣，再向住戶解釋原因，並告訴住戶我們會改進。 3.登錄在「住戶意見表」，交給主管。 4.三天內，告知對方處理狀況。 六、肢體與位置 1.除言語的服務外，善加運用得體的肢體語言無形中可以將服務的品質，推向更高的境界。 2.與人交談時避免位於對方高處。 3.引導帶路時應距離被引導者前方一步並側身、手掌並攏指引方向。 4.面對住戶應先放下手邊其他的工作，以便專心服務。 5.對方查詢或交辦完畢欲離開，應等其離去後方可坐下。 財報請款流程 1.每月20日核對廠商發票是否都送達。(此步驟可與步驟4一同進行) 廠商發票已送到：填寫簽核單 廠商發票未送到：電話連絡廠商，請他盡快寄出。 2.填寫簽核單，送至各委員。 依照各委員所負責職責，將發票與簽核單一併送給委員們審查。 3.等委員簽核完畢，送至公司製作傳票。 單據收回，按照順序排列，附上「廠商請款明細」、「廠商匯款資料」（需秘書自行製作），送回公司製作傳票。 4.填寫匯款單與傳票一同夾好，送至主委、監委、財委審核 跨行：填寫綠色一聯的提款單、紫色的匯款單(需扣30元手續費) 同家銀行：填寫綠色二聯的提款單。 先交給財務委員→監察委員→主任委員(須按照順序) 5.下個月7日前，送回公司製作財報。 主委、監委、財委，簽名蓋章完後，將匯款單收好，每月的1日才可到銀行進行匯款動作。 匯款後，將匯款單第2聯照傳票上的廠商一一黏貼仔細，送回公司製作財報。 6.財報送回，送至給委員過目 整本財報製作完成，請財委→監委→主委過目簽章。 秘書外出代辦服務要點 訂定日期:2005年4月8日 一.為提高生活服務，特訂定「惠宇世紀觀邸秘書外出代辦服務要點」，(以下簡稱本要點)。 二.請各住戶在每週三上午12:00以前，親自攜帶相關代辦憑證及現金至大廳櫃檯登記辦理，並當場清點現金與簽名。逾時不再受理，請住戶自行前往，或延至下週代辦。 三.每週三下午由管理中心秘書外出到本社區附近的便利商店、郵局、銀行等相關機關（以社區為中心5分鐘車程可到者），協助本社區住戶辦理簡易之個人代辦項目。若為住戶所屬之公司行號的業務，不在本要點的服務範圍之內。 四.代辦項目包括代繳各項生活費用(電費、水費、交通罰鍰、停車費及各項電信費用等)、郵局劃撥、郵局郵件業務等項目。 五.為避免代辦金額過高而造成代辦時的風險，代辦金額每戶以5,000元以下為原則。 六.較繁複或涉及過多個人隱私的業務，例如信用卡、所得稅、牌照稅、燃料稅、以及銀行或郵局的提款、存款等項目以及必須攜帶住戶個人身份證正本、金融卡、銀行或郵局存摺等憑證的相關業務，婉轉請住戶自行前往辦理。 七.為提高秘書整體工作效能以及考慮公平服務原則，凡在社區大廳櫃檯就能以電話聯絡的工作項目，皆不在本要點的服務範圍之內，例如外出代購餐盒、代購飲料、代購日常用品等。 八.若因住戶未能提供足夠之憑證而導致無法辦理，進而衍生罰鍰等問題，應由住戶自行負責。 九.秘書應詳細登錄代辦項目與金額，並當場清點現金與簽名。若不在服務範圍之內，應向住戶說明，並留下記錄，以便提供未來修正代辦項目與規定之用。 十.秘書外出時，應注意交通安全，在辦理完畢後，應領取相關收據，並轉交委辦的住戶。 十一.本要點由管委會訂定之，修正時亦同。 |
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