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成立管委會相關籌備事宜及步驟

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2008-08-13 23:28:01　IP:220.138.57.***
2007/02/26

成立管委會相關籌備事宜及步驟
社區工作所代表的可能祇是一個「敦親睦鄰」、「愛惜自己生活的地方」的觀念；是一種參與和互助的精神；是一種結合自身週邊資源，滿足共同需求或改造自己生活環境的過程。這樣的社區工作應該是人人都可以做的，需要成立特定的團體才能做嗎？為什麼？
一個人可以做一個人的事，但是二個人可以做三個人的事，一群人可以做的事當然也就更多了。成立組織或團體的過程常是很自然的，幾個人在一起關心或做一件事，自然會聚在一起討論分享，慢慢地成為一個小圈圈，而在共同做事的過程中，為了自我介紹、為了結合資源，就會需要為小圈圈取個名字，如：袋鼠媽媽、紫色姊妹、芭樂園…等等，一個個的組織就誕生了。
　　在民主社會裡，人民是很被鼓勵集會結社的，既可透過關心眾人之事，體會民主的精神，又可學習分工與互助的過程並增加生活的樂趣。屬於同一個團體會讓人較易產生歸屬認同感，一群人在一起，可以互相支持彼此分享，又可以截長補短，有助於事情的推動與情感的維繫。至於團體要不要正式立案登記，成為被官方正式認可的組織，則視團體的成員意願與需要而定了。
　　在社區做事，的確不一定要成立很正式的組織。一般會想或需要成立正式組織，或者是來自於法令的規範要求，如公寓大廈管理條例所規定的管理委員會；或者是為了吸引更多的人參與、結合更多的資源，而需要正式的立案程序，以取得公信和獲得各方面的經費贊助。

民國八十四年六月公佈實施的「公寓大廈管理條例」，讓公寓大廈之管理維護依法有據，希望條例的規範運作有助於居家品質的提昇。有關公寓大廈的管理組織部份規定是以「區分所有權人會議」為最高管理決策單位，並規定公寓大廈應成立管理委員會或推選管理負責人，以執行日常的管理業務。
　　根據內政部營建署的解釋：公寓大廈管理條例對於建築物構造種類與規模範圍，沒有限定適用的對象，僅從使用功能予以界定，無論是連棟式平房以至高層鋼骨構造建築物，只要「構造上或使用上或在建築執照設計圖樣標有明確界限得區分為數部分者」，其中除專有部分之外，並且存在使用上具整體不可分性之共用部分，凡此性質之建築物及其基地均應適用公寓大廈管理條例。另各自獨立使用之建築物、公寓大廈，其共同設施之使用與管理具有整體不可分性之集居地區者，其管理及組織亦準用本條例之規定。
　　在成立「管理委員會」之前，必須先召開第一次區分所有權人會議，其相關籌備事宜及步驟：
（一）籌備事宜
1. 蒐集相關的規定與作業程序資訊及表格
洽詢主關機關了解相關的規定與作業程序，並事先取得相關表格之範本，避免走冤枉路。

2. 建立區分所有權人名冊與資料
該名冊內容至少要包括姓名、區分所有權比例、建物建號、地址、分區、共同使用部份持分（即共有之應有部分比例）、停車場之共有部份比例、專有面積、合計總面積等。

3. 在區分所有權人於第一次區分所有權人會議前先舉辦一次說明會，目的在介紹公寓大廈管理條例、施行細則、規約範本等，讓大家了解自己的權利義務，並認同成立管理委員會和訂定規約的重要性。說明會的另一重要目的是諮詢大家的意見與想法，以做為進一步規劃的參考。

4. 擬定「住戶規約」草案
召開區分所有權人會議之前，需將規約的草案準備好，如此才能有效討論。如果是既有的公寓大廈可由舊的管理委員會先行討論草案內容；如果是新設立的開始，也最好跟所有的區分所有權人溝通討論過。如以一小區一小區的的小組集會或個別拜訪的方式，解說和交換意見，以凝聚共識。

　　以營建署所提供的規約範本為藍本，收集大家的意見後進行增刪與修改，應是較容易完成的方法。
（二）步驟
《步驟一》召開第一次區分所有權人會議
1. 區分所有權人會議的基本規定
　　區分所有權人會議可稱之為「住家最高意思機構」，訂定住戶規約與成立管理委員會事宜，都必須經過區分所有權人會議通過。
　　區分所有權人會議應推舉召集人一人來召開會議，會議通知應由召集人於開會前十五日以書面載明開會內容，通知各區分所有權人。
　　而關乎公寓大廈多數人之權益的重大事項的決定，應有「區分所有權人三分之二以上及其區分所有權比例合計三分之二以上出席，以出席人數四分之三以上及其區分所有權比例占出席人數區分所有權四分之三以上之同意」才算生效。
　　另依第二十五條之規定，「區分所有權人會議由全體區分所有權人組成，每年至少應召開定期會議一次。」
　　區分所有權人會議應製作會議記錄於會後十五日內送達所有區分所有權人並公告之。
2. 區分所有權人會議的重要職責
　　區分所有權人會議有兩項重要的職責：（1）訂定住戶規約；（2）選舉管理委員會委員。
　　由於公寓大廈有關規約之訂定及變更，重大修繕或改良，因老舊或天然災害而重建，設定專用使用權以及住戶之強制遷離或區分所有權強制出讓，管理委員會之組織及選任方法等，均須經區分所有權人會議之決議後生效，故區分所有權人會議可稱之為「住家最高意思機構」。
　　關於訂定「住戶規約」，應將籌備階段所擬訂之「住戶規約」草案在區分所有權人會議中提出並進行討論，但依「公寓大廈管理條例」規定，草案決議及生效有其出席及同意人數之規定：即「區分所有權人三分之二以上及其區分所有權比例合計三分之二以上出席，以出席人數四分之三以上及其區分所有權比例占出席人數區分所有權四分之三以上之同意始得行之。」
　　而除了訂定「住戶規約」之外，選舉管理委員會委員也是區分所有權人會議應完成的重要工作。其選舉之出席及同意人數規定如前述。
《步驟二》成立管理委員會
　　依公寓大廈管理條例第二十七條規定：「公寓大廈應成立管理委員會或推選管理負責人。」除住戶規約另有規定外，凡大廈之區分所有權人、承租人或其他經區分所有權人同意，而為專有部份之使用者，都可參加成為管理委員會之成員。管理委員的任期為一年，連選得連任。
　　依第三十四條之規定，管理委員會之職務如下： ˙ 共有及共用部分之清潔、維護、修繕及一般改良數

˙ 住戶違反應遵守事項規定時之協調
˙ 住戶共同事務應興革事項之建議
˙ 住戶違規情事之制止及相關資料之提供
˙ 公寓大廈及其週圍之安全及環境維護事項
˙ 收益、公共基金及其他經費之收支、保管及運用
˙ 區分所有權人會議決議事項之執行
˙ 規約、會議紀錄、使用執照謄本、竣工圖說及有關文件之保管
˙ 管理服務人之委任、僱傭及監督
˙ 會計報告、結算報告及其他管理事項之提出及公告
˙ 其他規約所定事項

《步驟三》召開第一次管理委員會
　　可由得票數最高的當選委員立即或定期召開第一次管理委員會，互選主任委員，再由主任委員或依據住戶規約的規定選任副主任委員及財務委員，並建議依運作的可能需要，將其餘委員分組，以協助主任委員。
《步驟四》向所在地的直轄市、縣市政府申請管理委員會報備
申請時應準備文件如下：
　1. 申請書
　2. 訂定規約時之全體區分所有權人名冊及出席區分所有權人名冊
　3. 訂定規約時之區分所有權人會議會議記錄
　4. 住戶規約
　5. 公寓大廈或社區區分所有權的基本資料
　　這幾份應備文件，在主關機關都可提供已設計好的格式或表格供參考，建議先前往洽詢，可達事半功倍之效。其他團體，如「文史工作室」、「基金會」等的人民團體申請程序，和「社區發展協會」的方式也是大同小異