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名稱:紐約上城社區第二屆管理委員會99年元月份例行會議會議記錄
時間:中華民國99年1月17日20：00 地點:社區大廳
主席:主任委員-楊坤霖 紀錄:陳培祥主任
出席:主任委員-楊坤霖、副主任委員-王添隆、監察委員-黃崇仁、總務委員-林柏廷、消防委員-黃福全等六位委員。
缺 席
列席人員:慧智公司孫經理。
壹、主席引言：現在與會委員共計六員，已超過法定人數，本人宣佈現在開會。
貳、上次會議決議案執行情形報告。
一、99年度物業管理公司合約內容討論。
決議內容：
目前初步選出三家物管公司，12/9各公司已將合約送至本會，綜合三家物管公司合約對本公司有利之條款擬出制式合約，訂於12/15前發送至上述三家物管公司重新審視報價，12/18下班前(下午6時整)送至本會審議後決定物管公司。
辦理情形:
已由慧智公司得標，於99年1月1日起進駐。
二、社區之雨棚工作辦理事項討論(請先要求報價廠商提供圖說說明)
決議內容：
目前有四家廠商報價，但圖說不均無法提供且價格差別很大，施工工法及材料等均未詳細列出，因此無法比較；另廠商均在土城、板橋等外地，對於售後服務等似乎無法提供即時服務，因此規格及材料方面進行規格化後就在地林口廠商再進行訪價，預計於1月底前完成此項工程。
辦理情形：
於本次會議中討論。
三、委員會決議事項追認
決議：
經委員會充分討論後決議，社區台電之大公電本由住戶共同分擔改由社區之共同基金支出，請總幹事至電力公司辦理相關手續，本決議盡可能由下期繳交電費時開始。
辦理情形：
已於12月份完成變更，自99年元月份起，大公電費由社區公共基金支付。
參、管理中心報告
一、人事概況：
自99年年元月起由慧智物管公司進駐服務，編制為社區主任（一員），會計秘書（一員），警衛21:00至09:00（一員），清潔人員（一員）。
二、警衛安全管理執行概況：
1.訂定社區緊急(突發)狀況處置規範。
2.將社區重要公共設施設置巡邏點（全社區劃分14個）每日早上、下午各執行巡邏乙次，晚間23:00後每隔兩小時巡邏乙次，共計六次。
三、行政、財務執行概況：
1.行政事務：
◎例行服務項目如附表一
◎訂定社區99年度工作計畫如附表：
◎1/14完成社區99年度汽車停車証製作發放，並於1/15開始公告
◎重新建立住戶基本資料
◎協調機電、消防、污水保養廠商報價(報價單與企劃書已於1/15投遞各委員信箱)
◎協調永佳樂有線電視公司贊助本社區電梯內安裝壓克力公佈欄事宜
2. 管理費收繳狀況：
元月份管理費應收總金額$251,305，截至1/17止，共有71戶繳納，總計繳納金額為$217,084 元整，繳款率為86.4%，將於１/18作電話催繳及寄發催繳通知單。
四、設備及設施修繕工作執行概況：
1.Ａ棟頂樓陽台落水頭堵塞積水，已於1/13請工務所潘主任派員將內部污泥清除。
2.管理中心第1台監視器故障，已於1/13請原廠商修後，費用新台幣800元。
3.中庭景控制水柱用電磁接觸器故障，經連繫潘主任表示已過保固期更換需付費，廠商近日可前來處理。
4.Ａ棟大門無法緊閉，已連繫地絞鍊廠商，近日可前來處理。
五、清潔工作執行概況：
1.1/1完成清洗中庭地面，大廳拋光（晶化）及停車場除塵工作。
2.訂定清潔計畫。如附表
3.設置清潔工作督導表，於大廳、Ａ、Ｂ、Ｃ棟1樓梯廳及停車場，每日檢查及簽名。
六、住戶意見反映：
1.C3-8F:目前社區管理費收取未依規約規定，將其中20%轉入公共基金，建議於農曆年前（2月份）改善(提會討論)。
2.A1-10F住戶反映頂樓加壓馬達聲音過大（尤其是夜間），導致讓人無法休息，建議改善(提會討論)。
七、下月工作重點：
1.辦理春節活動。
2.持續連繫永佳樂有線電視公司贊助壓克力公佈欄事宜。
3.張貼車位車牌號碼於停車場。
4.工作計劃詳如附表。
肆、主席致詞：
一、綜合委員意見，管理中心報告內容有下列待補充部份：
1.相關工作計晝均納入年度工作計畫中,以表格方式呈現。
2.清潔工作檢查表中，每日工作事項註記。
3.社區緊急（突發）狀況處置規範公佈於網站，讓社區住戶瞭解。
4.雨遮裝設列入下月工作重點。
二、住戶意見反映：
1.C3-8F:目前社區管理費取未依規約規定，將其中20%轉入公共基金一案,已納入臨時動議討論。
2.A1-10F 住戶反映頂樓加壓馬達聲音過大一案，已請黃福全委員先行至該戶瞭解實際情況後再討論解決方式。
伍、議題討論：
一、社區春節活動計畫
說明：1.春節聯誼方式，日期、時間。
2. 管理中心主任、秘書春節六天假期，採輪休方式，事後補假。到班人員均堅守崗位，提高警覺。
3. 建議發慰問金予鄉公所清潔隊垃圾車人員。
4. 建議購置果盤置於大廳櫃台內放糖果、花生、瓜子供住戶食用，及社區大門及各棟門廳張貼春聯乙幅。
5. 要求管理中心人員嚴守崗位，提高警覺，加強巡邏，防止竊盜事件發生。
決議：
1.社區辦理元宵節活動，請管理中心先行擬訂計畫後呈核。
2.管理中心主任，秘書春節六天假採輪休方式，事後補假，到班人員均應堅守崗位，提高警覺。
3.提供清潔隊垃圾車人員慰問金$1,200元。
4.運用現有家樂福禮巻兩張(共1,000元)購買紙盤及糖果置於大廳櫃台供住戶食用。
5.大門及各棟門張貼春聯應景。
二、社區雨棚裝設事宜研討。
決議：1.由輝華金屬有限公司負責施作。
2.加裝大廳往中庭門雨遮乙付。
3.153、155、161一樓等三戶雨遮費用由該三戶自費，採滙款至管委會帳戶，於驗收後一併付款。
4.於1/18起施作，兩週內需完工。
三、消防機電召商保養維護。
決議：1.共康盛、誼信、祥恩等三家廠商報價，經審核由祥恩公司以每月9,000元(未稅，含年度消防安檢申報)每月前來保養兩次得標。
2.該公司企劃內容需納入合約中。
3.零件保固與不保固部份需納入合約中。
四、購置彩色多功能事務（傳真）影印機。
說明：經3C燦坤訪價，hp officejet J4580商用彩色多功能事務機會員特價$3,499元，Epson office TX300F多功能事務機會員價$3,699元，請討論。
決議：同意購置Hp officejet J4580商用彩色多功能事務機乙台置於管理中心。
陸、臨時動議：
一、本社區繳交管理費搭配之銀行為台新銀行，在本地並無分行，且目前繳交管理費方式，僅有製單至便利商店繳交乙種，對住戶而言不甚方便。
決議：請慧智公司曹淑華經理於下會議中說明改善方式。
二、本社區規約第10條第四款『公共基金依每月管理費收繳之20%轉入公共基金』之規定其中20%過高,長期下來將會影響管委會運作。
決議：1.多數委員同意將條文中每月管理費20%改為7%。
2.請黃福全委員就現行規約中有不恰當或窒礙難行，部份先行審查提下次會議討論。
3.於下次會議研討召開臨時區分所有權人會議之相關事項。
三、購買簡易醫藥箱置於大廳以備不時之需。
決議：同意，請管理中心洽購簡易醫藥箱置於大廳備用。
柒、主席結論：（略）
捌、散會
開會日期：中 華 民 國 九十九 年 元 月 十七 日
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