| 《 社區討論版 》 |
| 為避免社區社區管理基金被有心人士盜用或領取,基金銀行信託有用嗎?如何避免基金被有心人士盜用或領取呢? |
發起人 小棋子
 2007-11-13 19:29:36 IP:123.252.24.*** 為避免社區社區管理基金被有心人士盜用或領取，基金銀行信託有用嗎?如何避免基金被有心人士盜用或領取呢? ----------------------------------------------------- 大樓管理事務繁雜且需面對眾多不同性質之住戶要求，往往造成社區大樓的總幹事（主任）、管理人員更替頻繁；再加上管理公司現場從業人員不熟悉會計觀念及財務報表製作，以及大樓每年改選委員，無法持續監督大樓財務收支情形等因素，故經常傳出社區大樓財務報表無法定期公告及管理費遭挪用的情形發生。 管理公司常因無法交代清楚社區財務收支狀況，迫使公司與管委會解約自大樓撤場，併賠償龐大短缺之管理費金額，或延遲請領社區服務費；故如何防止各種人為弊端的發生及如何做好社區大樓財務管理，實為社區大樓管理之重要課題。 社區管理基金信託，為近年來之新課題，但實施以來管委會所委託案例並不踴躍；經本人探究後發現原因如下 一.委託管理費金額太高，每年收費為委託總金額之1%-1.5%；例如:信託金額為新台幣500萬，那一年之銀行之管理費用約為50，000-70，000元。 二.非由特定管理人管理基金，因管理委員會每年改選，就需要更換印鑑。 三.取款方式僅需要大會會議紀錄，及開戶權責委員蓋章即可；跟目前權責委員管控機 制一樣，難收防弊效果。 管委會如何防止財務弊端發生：建議如下 一.管委會選擇國營銀行或信譽良好的金融機構開戶，距離社區近者更佳；開戶時，印鑑章最好在二人以上（三人最適當）。 二.社區管理基金銀行定存單若超過一百萬元，最好分二家以上銀行定存。 三.與銀行配合，宣導社區住戶拿繳費單至銀行櫃台繳交管理費；亦可透過住戶金融機構帳號代扣管理費、或建立住戶銀行虛擬帳戶，供住戶經由匯款或ATM轉帳繳交管理費，省去管理人員經手管理費作業。 四.比照代收水、電、學校學雜費、停車費等，可在全省各地超商24小時繳款，只要由管委會與超商簽約，並於收費單上列印每期應交金額.期限及住戶銷帳條碼，就可以讓住戶在任何時間、地點繳費，每月可定期批次銷帳，並留下繳費電子檔了。 五.開立社區支票帳戶（或共同戶支票）支付廠商款項，若無開立支存，則一律要求以匯款方式支付款項（匯費可要求廠商吸收），所有金錢均由銀行作業。 六.開立支票及取款條時須注意，新台幣金額欄位前不可留有空位，以免蓋章後有心人再填寫；支票須有抬頭並且劃線不可轉讓；取款條須搭配匯款單使用。（可在取款條上加蓋匯款須知及帳戶名稱章）。 七.未繳戶明細表每月至少公告一次，並加蓋權責委員印章及現場主管印章。 八.管理中心每月製作最新當月收費統計總表，分析當月收到各項收入之分布期間及金額，以實際了解有多少收入為前期未收款收入。 九.於區分所有權大會或每季，製作年度收支明細表，比較每月各項收入、支出科目金額變化是否異常；尤其是管理費收入，應比較每月入帳金額是否差距太大，如果金額差距大時，應比對收款週期與截止日之關聯(例如有些大樓三個月一收)。 ----------------------------------------------------- 最新修正之公寓大廈管理條例，有關財務交接事項： 《條例第20.49條:財務移交義務罰款40，000-200，000元》 第20條－管理負責人或管理委員會應定期將公共基金或區分所有權人、住戶應分擔或其他應負擔費用之收支、保管及運用情形公告，並於解職、離職或管理委員會改組時，將公共基金收支情形、會計憑證、會計帳簿、財務報表、印鑑及餘額移交新管理負責人或新管理委員會。 管理負責人或管理委員會拒絕前項公告或移交，經催告於七日內仍不公告或移交時，得報請主管機關或訴請法院命其公告或移交。 第49條－七、管理負責人、主任委員或管理委員違反第二十條所定之公告或移交義務者。 文章來源: http://myp |
回應者:小棋子
2007-11-13 19:34:51 IP:123.252.24.***
管理公司(總幹事、主任)社區大樓財務管理應注意事項 ------------------------------------ 一.繳費通知單加註前期欠繳費用期間及金額，切勿只顯示本期應收金額狀況，以免讓有心人員將前期已收管理費挪用；且最好繳費通知單、催繳單及存證信函列印，由公司統一列印發放。 二.收費公告單或繳費通知單加註「住戶繳費請索取收據」字樣，並於管理室明顯處張貼「繳費請索取收據告示牌」，再次提醒住戶繳費索取收據。 三.收費單據請填寫清楚樓別、姓名、收款日、繳費期間、代收款人；如為支票，請於收據填上支票號碼、銀行名稱及到期日。 四.收費單據如填寫錯誤，請加註作廢字樣並留下空白三聯單，不可跳號。 五.幹部至社區收款時請在收帳欄簽名,併比對公司帳上已收款跟手寫登帳表金額是否相同。 六.每週檢查存摺正本（或影本傳真至公司），確認現場人員是否每日入帳（或隔日入帳）；因住戶常集中在收費期限終止日前繳費，因此收費期限終止日前三日，確實要求每日存入銀行帳戶。 七.善用收費總表公告於電梯或出入口公佈欄，利用公眾輿論及住戶的榮譽心，提醒及督促未繳戶儘速繳交。 八.每月期末製作社區大樓年度欠繳統計表，依進住率分析每期收繳百分比、欠繳戶數及金額是否正常,於每月管理委員會議，報告欠繳戶之未繳款原因及催繳進度。 九.依規定執行法院催繳作業，並引用住戶規約規定，於起訴書中加註說明當地法院對本案件有管轄權，以免申請案件遭退回。 十.所有工程發包，註明規格、數量、品牌、保固期限公開招標，並要求密封標單，再行議價發包;.製作每月廠商款項簽收確認單，防止管理人員私自挪用。 十一.採用會計系統製作財務報表並保存帳冊及原始單據，方便委員會或管理人員之業務交接,避免財務管理空窗期之發生 文章來源: http://myp |
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回應者:小棋子
2007-11-13 19:31:47 IP:123.252.24.***
超商繳費相當方便且無時間限制,優缺點為何?需要付手續費嗎還?須配合哪些作業呢? ------------------------------------ 利用超商條碼繳費步驟如下: 步驟一:社區大樓管理委員會須至往來之銀行提出申請,銀行會提供每一個住戶一組14碼之號碼(ps:前幾碼為銀行及社區之辨識碼,後八碼為住戶戶號;住戶編碼最好有邏輯已方便辨識) ;並填寫超商代收管理費同意書,每筆手續費約十五元上下. 步驟二:在共用模組之客戶管理作業,輸入上述之號碼在銷帳碼之欄位 步驟三:在做完住戶批次作業後,選擇銀行超商收費單列印繳費通知單;並選擇繳款截止日期及超商每筆手續費金額 . 步驟四:在通知單列印時,最好先選擇該社區之繳費備註,告訴住戶超商繳款之須知 好處說明: 一.管理中心可以不要減少收取管理費之機會,減少對帳及人員舞弊事件之預防 二.可依將銀行超商提供之回饋之電子檔,做批次沖帳之作業,不用一筆一筆住戶沖帳. 缺點: 一 .每筆手續費由誰支付?以往由管理中心收取即可,目前需增加本負擔. 二.有些銀行或系統公司結帳後,再匯錢給社區之時間太長,無法即時銷帳;有時候造成社區大樓,無法即時列印次月正確之應收之繳費通知單. 文章來源: http://myp |
