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總幹事主要工作職掌
管理辦法：門禁、裝潢、停車場、垃圾、財務、廣告招貼物…等各項管理辦
法草案之規劃與建議。
社區檔案：建立各項事務檔案資料，使社區各項事務工作均有脈絡可循。
管理作業：管理中心維護作業、環境維護、機電作業等各項管理維護作業之
規劃與建議。
會議召開：社區內各項會議之召開準備及執行作業。
公告張貼：社區各項公告之製作及張貼作業。
對外聯絡：對外事務之發函及聯絡廠商修繕報價。
收 發 文：建立社區公共事務收發文作業。
採購庶務：庶物用品之代(採)購。
執行結果：每月例會提出執行報告。
其 他：其他社區相關行政事務之執行。
管 理 費：1.協助管理費及社區財務評估。2.管理費收取、催繳及收繳執行報告。
公共費用：代繳各項公共費用。
教育訓練：各類管理服務人員之教育訓練。
大樓講習：依需要辦理社區講習(消防、防震等)。
消防編組：成立消防救災編組。
其他有關社區各項事務管理作業。
總幹事派駐現場工作要項
．公告進駐與完成工作上之財產點交。
．職場管理服務人員工作守則。
．各種報表、資料等檔之建立。
．檢查管理服務人員之裝備是否齊全、儀容是否整齊。
．依派駐現場之實況、特性與管委會之要求，策劃相關之辦法或規定。
．協調公司業務課承辦人，瞭解職場合約之相關內容，或業主(建設公司)特別
規定注意事項。
．協助管委會與建商，完成公設、財產等交接。
．策劃舉行區分所有權人會議。
．向所屬市(縣)政府建管課使用管理科或鄉(鎮市) 公所建設課或民政課申請
管委會核准備案。
．建立各種相關之名冊與資料：1.住戶名冊與資料卡。2.管理委員會通訊錄
。3.緊急聯絡電話簿。4.社區(大樓)平面圖。5.地下停車場平面圖。6.住
戶意見反應調查表及意見箱。7.地下停車場車位車主名冊、車牌號碼及編
號。8.車輛違規停放舉發單。
．申請行政事務(雜支)費。
．召開管委會委員會議，並負責記錄。
．執行有關行政庶務工作與督導管理保全、機電、清潔等服務。
總幹事每日工作程序
．上下班回報公司與填具總幹事工作日誌。
．檢查各項表冊：
1.總幹事工作日誌表。2.保全人員日誌表。3.會客登記記錄。4.住戶留言
登記簿。5.電話記錄簿。6.勤務班表。7.管理費繳費登記簿。
．督查現場人員執勤情況。
．督查環境清潔。
．巡視社區各公共區域。
．連絡管委會(主委)有否協辦事項。
．執行例行性行政事務。
．收(催)繳管理費與財務委員對帳、隔日將管理費存入帳戶。
．突發狀況處理與報告。
．呈核各種報表與案件，批核後存察、執行。
．管委會臨時交辦工作。
．服裝穿著規定：1.(春、夏)上衣著襯衫打領帶、配掛員工識別證。2.(秋、
冬)著深色西褲、襯衫打領帶、外穿夾克外套或西裝外套、配掛員工識別證。
總幹事一般定期工作要項
一．召開管委會委員會議：．開會前七至十日以會議通知單，通知各委員並
公告與副送公司樓管處乙份備查。．會議之前，佈置會場、準備茶水
、飲料、席位牌、簽到簿、發言與會議報告(工作報告、上次會議決議案
報告、討論議題及相關資料附件) 之書面資料。．會議開始清查與會人
數並報告會議程序，會議進行時兼任記錄。．會後將記錄呈主委批可後
，印發各委員乙份與公布，並副送公司乙份備查。．執行委員各項會議
決議案，並將執行情形列入下次會議報告資料。
二．總幹事日誌，於每月一日前送交公司審核與存檔。
三．總幹事參加公司之工作講習與會報 |
